Theo quy định của Bộ luật dân sự, người ký hợp đồng phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyển[1].
Việc ủy quyền có thể được thể hiện bằng các hình thức văn bản khác nhau như quyết định ủy quyền, giấy ủy quyền, biên bản ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền khác, kể cả thể hiện thông qua việc ghi trong Điều lệ doanh nghiệp, quy chế, quy định nội bộ hay biên bản, nghị quyết họp, văn bản giao, phân công nhiệm vụ. Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, thì người ký phải phù hợp với ý chí của người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền theo quy định của Điều lệ công ty. Đồng thời hợp đồng được ký phải được cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp như Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị hay chủ sở hữu thông qua, nếu như phải thông qua các cơ quan này theo quy định của Luật doanh nghiệp, pháp luật liên quan và Điều lệ công ty.
Nếu như hợp đồng, giao dịch được ký trước khi có văn bản, bằng chứng pháp lý thể hiện ý chí đồng ý của người đại diện theo pháp luật, tức là ký kết không đúng thẩm quyền, nhưng vẫn được thừa nhận là hợp pháp nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng, người mà theo quy định của pháp luật có thẩm quyền ký kết hợp đồng đó chấp thuận. Ở đây, việc được coi là chấp thuận khi người đó đã biết hợp đồng đã được ký kết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý thuộc một trong các trường hợp sau đây[2]:
Thứ nhất, người được đại diện đã công nhận giao dịch;
Thứ hai, sau khi hợp đồng đã được ký kết, có đầy đủ căn cứ chứng minh rằng người ký kết hợp đồng đã báo cáo với người có thẩm quyền biết hợp đồng đã được ký kết (việc báo cáo đó được thể hiện trong biên bản họp giao ban của Ban Giám đốc, biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên hay Hội đồng quản trị, có nhiều người khai thông nhất về việc báo cáo là có thật,...);
Thứ ba, người có thẩm quyến thông qua các chứng từ, tài liệu về kế toán, thông kê biết được hợp đồng đó đã được ký kết và đang được thực hiện (đã ký trên hóa đơn, phiếu xuất kho, các khoản thu, chi của việc thực hiện hợp đồng hoặc trên sổ sấch kế toán của doanh nghiệp,...);
Thứ tư, người có thẩm quyền có những hành vi chứng minh có tham gia thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh theo thỏa thuận của hợp đồng (ký các văn bản xin gia hạn thời gian thanh toán, cam kết sẽ thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng, ký các văn bản duyệt thu, chi hay quyết toán đối chiếu công nợ liên quan đến việc thực hiện hợp đồng,...);
Thứ năm, người có thẩm quyền đã trực tiếp sử dụng các tài sản, lợi nhuận có được do việc ký kết, thực hiện hợp đồng mà có (sử dụng xe ô tô để đi lại, để kinh doanh mà biết do việc ký kết, thực hiện hợp đồng đó mà có; sử dụng trụ sở làm việc do việc ký kết, thực hiện hợp đồng thuê tài sản,...);
Thứ sáu, người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.
Luật doanh nghiệp có một số quy định trực tiếp hoặc gián tiếp cho phép người ký các hợp đồng, giao dịch không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty mà không cần phải có sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty. Chẳng hạn như các quy định dưới đây:
Quy định về việc người quản lý doanh nghiệp bao gồm các chức danh quản trị, điều hành và “cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty”[3].
Quy định về việc “người thành lập doanh nghiệp được ký các loại hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp”[4].
Quy định về một trong các quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của các công ty trách nhiệm hữu hạn là được nhân danh công ty ký kết các hợp đồng, thỏa thuận nhân danh công ty, trừ khi việc kí kết thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty[5].
Quy định về một trong các quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị công ty cổ phần là ký hợp đồng lao động đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác của công ty[6]. Quy định này không chính xác ở chỗ, ký hợp đồng thì phải là Chủ tịch Hội đồng quản trị, còn Hội đồng quản trị thì chỉ có quyền thông qua, quyết định,... chứ không có quyền ký hợp đồng.
Như vậy, các quyền ký hợp đồng trong các trường hợp kể trên của người thành lập doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị là do luật định, mà không cần phải là người đại diện theo pháp luật của công ty cũng đương nhiên được quyền ký hợp đồng.
Trên thực tế cũng xảy ra một số trường hợp, một người có hai chức danh là Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc, nhưng chỉ có một chức danh gắn với vai trò là người đại diện theo pháp luật. Người này đã ký hợp đồng, nhưng lại ghi và ký, đóng dấu với chức danh Giám đốc (không phải là người đại diện theo pháp luật). Sau đó viện cớ không do người đại diện theo pháp luật ký hoặc ủy quyền.
Trường hợp trên không thể thoái thác trách nhiệm vì hai lý do. Thứ nhất, một người đồng thời đóng hai vai trò, khi ký hợp đồng thì đương nhiên phải được xác định là người đại diện theo pháp luật, không cần thiết và không thể thực hiện việc mình ủy quyền cho chính mình. Thứ hai, hoàn toàn có thể căn cứ vào nội dung phân tích nêu trên.
Thực tế cũng xảy ra nhiều Trường hợp, người ký hợp đồng không có văn bản ủy quyền riêng của người đại diện theo pháp luật, mà chỉ có biên bản, nghị quyết hoặc văn bản khác ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ của các cơ quan của công ty như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.
Đối với trường hợp này, nếu người đại diện theo pháp luật của công ty cũng tham gia ký nghị quyết hoặc biểu quyết đồng ý với việc phân công đó thì thực chất cũng tương đương với việc đồng ý ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
Nếu người đại diện theo pháp luật biết nhưng không đồng ý hoặc không có sự tham gia của người đại diện pháp luật thì coi như chưa có sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, khi đó vẫn có thể căn cứ vào nội dung phân tích tại các mục trên để khẳng định việc ký hợp đồng là hợp pháp hay không.
Theo quy định của Bộ luật dân sự thì giao dịch dân sự nói chung và hợp đồng nói riêng sẽ bị vô hiệu khi và chỉ khi vi phạm vào một hoặc một số trường hợp sau: Thứ nhất, chủ thể tham gia giao dịch không có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập. Thứ hai, mục đích và nội dung của giao dịch vi phạm điều cấm của pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội. Thứ ba, người tham gia giao dịch không hoàn toàn tự nguyện. Thứ tư, giao dịch không đáp ứng được về hình thức, trong Trường hợp pháp luật có quy định hình thức giao dịch là điều kiện có hiệu lực của giao dịch[7].
Hợp đồng có thể bị vô hiệu từng phần hoặc vô hiệu toàn bộ. Vô hiệu một phần trong trường hợp khi một phần nội dung của giao dịch dân sự vô hiệu nhưng không ảnh hưỏng đến hiệu lực của phần còn lại của giao dịch[8]. Ví dụ giao dịch vô hiệu một phần trong Trường hợp lãi suất cho vay vượt quá mức 13,5% theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2005 hay quá mức 20% theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015 hoặc mức phạt vi phạm hợp đồng vượt quá mức 8% phần giá trị bị vi phạm theo quy định của Luật thương mại năm 2005. Khi đó chỉ phần lãi phạt vượt quá mức pháp luật quy định thì mới bị vô hiệu.
Trường hợp chủ thể ký hợp đồng không đúng thẩm quyền hoặc giao dịch mua bán hàng hóa bị cấm giao dịch thì sẽ bị vô hiệu toàn phần. Giao dịch dân sự vô hiệu không làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên kể từ thời điểm xác lập. Khi giao dịch được tuyên là vô hiệu thì các bên khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoàn trả cho nhau những gì đã nhận; nếu không hoàn trả được bằng hiện vật thì phải hoàn trả bằng tiền, trừ trường hợp tài sản giao dịch, hoa lợi, lợi tức thu được bị tịch thu theo quy định của pháp luật. Bên có lỗi gây thiệt hại phải bồi thường[9].
Tuy nhiên, việc vồ hiệu hợp đồng chỉ xảy ra khi một trong hoặc tất cả các bên đểu có yêu cầu khi xảy ra tranh chấp và theo phán quyết của Toà án hoặc Trọng tài. Nếu không có yêu cầu và phán quyết tuyên vô hiệu, thì hợp đồng đương nhiên vẫn có hiệu lực pháp lý đối với các bên.
Bộ luật dân sự quy định, phụ lục hợp đồng là tài liệu kèm theo hợp đồng, để quy định chi tiết một số đỉều khoản của hợp đồng và có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng. Trong trường hợp phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với nội dung của hợp đồng thì điều khoản này không có hiệu lực. Trong trường hợp các bên chấp nhận phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với điều khoản trong hợp đồng thì coi như điều khoản đó trong hợp đồng đã được sửa đổi[10].
Theo như quy định trên, cần hiểu rằng, phụ lục hợp đồng là một tài liệu kèm theo ngay tại thời điểm ký hợp đồng, chứ không phải là văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
Trên thực tế, đang phổ biến hai Trường hợp. Thứ nhất, phụ lục là một bộ phận kèm theo hợp đồng ngay tại thời điểm ký đúng như quy định của Bộ luật dân sự. Thứ hai, phụ lục là văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giống với quy định của Bộ luật lao động. Trường hợp thứ nhất thường được gọi là văn bản hay biên bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng. Trong trường hợp thứ hai thì nội dung của phụ lục gần như luôn luôn trái với hợp đồng, vì đó chính là lý do phải sửa đổi, bổ sung.
[1] Khoản 3 Điều 86 về “Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân” và Điều 91 về “Đại diện của pháp nhân”, Bộ luật dân sự năm 2005; Điều 85 về “Đại diện của pháp nhân”, Bộ luật dân sự năm 2015.
[2] Tham khảo nội dung quy định tại khoản 1 Mục I Nghị quyết số 04/2003/NQ-HĐTP ngày 27-5-2003 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao “Hướng dẫn áp dụng một số quy định của pháp luật trong việc giải quyết các vụ án kinh tế”; Điều 154 về hậu quả của giao dịch dân sự do người không có thẩm quyền đại diện xác lập, thực hiện, Bộ luật dân sự năm 1995 và Điều 145 Bộ luật dân sự năm 2005; Điều 142 về hậu quả của giao dịch dân sự do ngưòi không có quyền đại diện xác lập, thực hiện, Bộ luật dân sự năm 2015.
[3] Khoản 18 Điểu 4 về “Giải thích từ ngữ”, Luật doanh nghiệp năm 2014.
[4] Khoản 1 Điều 19 về “Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp”, Luật doanh nghiệp năm 2014.
[5] Điểm e khoản 2 Điều 64 về “Giám đốc, Tổng giám đốc”; điểm e khoản 2 Điều 81 về “Giám đổc, Tổng giám đốc”; điểm đ khoản 2 Điều 99 “Giám đốc, Tổng giám đốc”, Luật doanh nghiệp năm 2014.
[6] Điểm i khoản 2 Điều 149 về “Hội đồng quản trị”, Luật doanh nghiệp năm 2014.
409
[7] Điều 117 về “Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự”, Điều 122 về “Giao dịch dân sự vô hiệu”, Điều 407 về “Hợp đồng vô hiệu”, Bộ luật dân sự năm 2015.
[8] Điều 130 về ’’Giao dịch dân sự vô hiệu từng phần”, Bộ luật dân sự năm 2015.
[9] Điều 137 vể “Hậu quả pháp lý của giao dịch dân sự vô hiệu”, Bộ luật dân sự năm 2005; Điểu 131 về “Hậu quả pháp lý của giao dịch dân sự vô hiệu”, Bộ luật dân sự năm 2015.
[10] Điều 410 về “Phụ lục hợp đồng”, Bộ luật dân sự năm 2005; Điểu 403 về “Phụ lục hợp đồng”, Bộ luật dân sự năm 2015.