Hiểu một cách chung nhất, hệ thống giám sát là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập và phân tích thông tin theo các tiêu chí nhất định để chủ thể giám sát nắm bắt được đầy đủ, kịp thời và đánh giá đúng kết quả hoạt động của đối tượng bị giám sát. Hệ thống giám sát bao gồm hai bộ phận cấu thành cơ bản là: bộ phận theo dõi và bộ phận đánh giá.

- Theo dõi là thu thập và phân tích các dữ liệu thường xuyên và liên tục nhằm xem xét tiến độ và mức độ thực hiện các công việc và nhiệm vụ; từ đó cung cấp thông tin cho nhà quản lý và các bên có liên quan, giúp xác định công việc hay nhiệm vụ đó có được tiến hành đúng kế hoạch, mục tiêu ban đầu và kết quả dự kiến hay không.

- Đánh giá là việc xem xét các tác động, bao gồm mức độ đóng góp của đối tượng bị giám sát, đến kết quả thực hiện các công việc và nhiệm vụ được giao.

Vai trò và mục tiêu chính của việc xây dựng và thiết lập hệ thống giám sát là: Giúp bên giám sát nắm bắt được một cách thường xuyên, kịp thời và đầy đủ hoạt động của bên bị giám sát; nhằm xác định mức độ hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra và đóng góp của bên bị giám sát vào kết quả đạt được; Hệ thống giám sát sẽ giúp bên giám sát kịp thời phát hiện vấn đề, khó khăn của bên bị giám sát để có thể kịp thời đưa ra giải pháp khắc phục, hạn chế hậu quả xấu xảy ra.

Ở nước ta, hệ thống giám sát Doanh nghiệp nhà nước bao gồm hai bộ phận là giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động, gần giống với hai bộ phận “theo dõi” và “đánh giá” của hệ thống giám sát nói chung. Có ba thuật ngữ chính được sử dụng trong các quy định pháp luật, đó là: “giám sát”, “giám sát tài chính” và “đánh giá hiệu quả hoạt động”.

- “Giám sát” thuật ngữ được sử dụng trong Quyết định 224/2006/QĐ-TTg. Giám sát được định nghĩa là nhằm nắm bắt kịp thời thực trạng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp khắc phục các tồn tại, hoàn thành mục tiêu và kế hoạch kinh doanh, nhiệm vụ công ích, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh và khả năng cạnh tranh; đồng thời góp phần hoàn thiện cơ chế, chính sách, pháp luật.

- “Giám sát tài chính” và “giám sát tài chính đặc biệt” là hai thuật ngữ được sử dụng trong Nghị định 61/2013/NĐ-CP4. Giám sát tài chính là việc theo dõi, kiểm tra, thanh tra, đánh giá các vấn đề về tài chính, chấp hành chính sách pháp luật về tài chính của doanh nghiệp. Mặc dù không có định nghĩa rõ ràng, nhưng có thể hiểu “giám sát tài chính đặc biệt” là giám sát tài chính trong một số trường hợp như doanh nghiệp thua lỗ, báo cáo không trung thực…

- “Đánh giá hiệu quả hoạt động” nhằm phân loại doanh nghiệp và có các biện pháp khuyến khích động viên về vật chất, tinh thần đối với những doanh nghiệp và người quản lý, điều hành doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả; xử lý kịp thời đối với những doanh nghiệp và người quản lý, điều hành doanh nghiệp yếu kém.